会議の仕方:パワーポイントではバカになる

パワーポイントは、見栄えばかりに時間が使われ議論すべき中身に関心が払われないという大きな問題があります。

ビジュアルを駆使した格好いいプレゼンテーションを聞いても、後に残るのは見た目の美しさだけです。何を言いたかったのか、何が論点かが忘れ去られて、会議の時間が過ぎてしまいます。

議論が表面的で真実の追求ができません。

このようなパワーポイントの問題から、アメリカでは会議でパワーポイントの使用を止める組織が増えています。アマゾン Amazon.comや、アメリカ国防省が有名です。


理想の会議

理想の会議の方法論:OODA

理想の会議は、状況を十分に観察し、目的やビジョンに照らし合わせて論点や本質を明確にして、意思決定がされます。

「みる・わかる・きめる・うごく」からなるOODAに基づいて会議が運営されるのです。

OODAの使い方「OODAとは?」は、こちらを参照ください。


理想の会議の進め方

理想の会議は、以下のように進められます:

  • プレゼンテーションの途中で内容の疑問を解消するために質問をなげられて説明を中断されるようなことがありません。
  • 出席者全員が関連する重要データに精通し、背景と状況を深く理解をした上で議論します。
  • 会議の前にたまたま起きたことの話題に影響を受けて会議の意思決定がされることがありません。
  • 出席者全員が会社のビジョンや戦略に基づいて議論して意思決定します。
  • 出席した上司が、議題の事項を実行する方法をよく知っていると主張するのではなく、提案者の立場に立って提案者のおかれている組織の状況を深く理解して議論します。
  • 議論の対象の業務内容を明らかにすることなく意思決定することはありません。
  • 他の人間に提出データを取りまとめさせて、データの相関関係が因果関係であるなどと表面的な意見を主張することなく、本質に関わる重要なデータを十分に検討して意思決定を行います。

理想の会議の事例

アマゾンの会議の事例

理想の会議をしている代表例がアマゾン Amazon.comです。パワーポイントのように形式に流されず思考して議論し決定するように、論点を文書で書きます。

  • 会議では、最初の20分で全員が文書メモを読みます。
  • 20分経ったら、全員が書かれている論点について真剣な議論をします。建設的な意見交換を通して真実を明らかにしていきます。
  • 最後に提案内容について議論して意思決定がされます。

プレゼンテーションをした人に対する一番いい質問は、次のようになります。これによって本質の議論ができます。

もしこの文書メモを批評するとすると、提案に対する最も重要な論点は何ですか?


会議資料:文書

理想の会議を行うには会議資料が重要なポイントになります。

会議資料にパワーポイントA3資料を使うと問題があります。パワーポイントA3資料では、状況を十分に観察し、目的やビジョンに照らし合わせて論点や本質を明確にして、意思決定することが難しいのです。

理想の会議資料は、4、5ページの文書です。

4ページの文書は、20ページのパワーポイントよりも書くのが大変です。構造的に書かれた文書は、深い思考と深い理解が必要です。重要な事項が何でどのように関係しているかを明確にする必要があります。


会議資料:文書の書き方

理想の会議資料である文書は、エビデンスに基づきしっかりと構造的に書かれることが求められます。

文書を構造的に書くには、以下のように5W2Hによるストーリーの組み立てをします:

  • Why:根拠を明らかにして、目的、目標を設定します
    • Why 1:前提/背景、きっかけを作ります
    • Why 2:問題のブレイクダウン、問題を明確化します
    • Why 3:真因/根本原因を見極め、究明事実を共有します
    • Why 4:機会を洗い出します
    • Why 5:達成目標の決定、聞く人、見る人の心を動かす、共感を得ます
  • What:企画/対策の実施内容を立案します
  • Where:場所、地域を特定します
  • How:企画/対策の実行方法を決定します
  • When:実行スケジュールを策定します
  • Who:実行体制を決めます
  • How Much:投資効果、納得を得ます

そもそも会議が必要ですか?

何のための会議か、目的から見直す必要があります。組織改革の課題です。事例を踏まえた解決策を書籍で紹介します。

 

 


世界初のOODA入門書

世界初のOODA入門書 入江仁之著 「『すぐ決まる組織』のつくり方:OODAマネジメント」が刊行されます。

 次のページ > 
 OODA入門書「『すぐ決まる組織』のつくり方」
 内容紹介 

アマゾンのサイトはこちらです

お問い合わせ
OODAコンサルティングは、こちら
講演、執筆、助言、その他は、こちら

著者:アイ&カンパニー
脚注:本論文はフィードバックに基づき随時、更新しております。
脚注:セミナー・講演・研修のご依頼はこちらにお願いします。
出典:これら論文の参考文献こちらを参照ください。
© 2018  I & COMPANY or its affiliates. All rights reserved.