パワーポイント資料の作り方

企画書/説明資料の目的

企画/説明資料の目的は、きっかけを作り、問題を明確化して、事実を共有し、聞く人、見る人の心を動かし共感を得て、納得を得るためです。


パワーポイント資料の弱点

パワーポイントが企画説明資料として多くの企業で採用されています。しかし、パワーポイントにはその特徴から以下の弱点があります:

  • 見せかけだけで本質が分かりにくい
  • スライド一枚一枚が独立しており全体像が見えにくい
  • 全体の流れの矛盾点が、一望して見ることがしにくい
  • スライドの見栄えに時間をかける必要がある
  • スライドの見栄えばかりに注目されて、重要な論点が伝わらない

パワーポイント資料作成の悪い例

また、パワーポイントを使った資料作成で悪い例が散見されます。これらのためにパワーポイントを使った資料が企画書や説明資料の目的に照らして効果的ではなくなっています。悪い例を列挙すると、以下のものがあります:

  • 論点とは関係なくカラーを多用する
  • ページ間のストーリーに関係なく膨大なパワーポイントを作成する
  • 各スライドに多くの文章を書き出す
  • 各スライドで伝えようとするメッセージが不明確である

パワーポイント資料の弱点の対応策

パワーポイントで資料を作成するにしても、弱点を克服して作ることによってある程度の目的が達成できます。

以下に提言するパワーポイント企画/説明資料の作り方に基づいて、ストーリーを組み立て、資料構成して作成することが重要となります。


パワーポイントのストーリー組立と
各スライド毎のメッセージ

企画/説明資料をパワーポイントにまとめるには、以下のように5W2Hによるストーリーの組み立てをすることが重要です:

  • Why:根拠を明らかにして、目的、目標を設定します
    • Why 1:前提/背景、きっかけを作ります
    • Why 2:問題のブレイクダウン、問題を明確化します
    • Why 3:真因/根本原因の見極め、究明事実を共有します
    • Why 4:機会を洗い出します
    • Why 5:達成目標の決定、聞く人、見る人の心を動かす、共感を得ます
  • What:企画/対策の実施内容を立案します
  • Where:場所、地域を特定します
  • How:企画/対策の実行方法を決定します
  • When:実行スケジュールを策定します
  • Who:実行体制を決めます
  • How Much:投資効果、納得を得ます

このストーリーの流れに従って、各論点をパワーポイントのスライドにまとめることが効果的です。つまり、スライド一枚あたり、一つの論点についてのメッセージ(結論)を書きます。


A3用紙でプレゼンテーション資料

パワーポイント説明資料の弱点を克服する方法として、A3説明資料を使うことが一つの解決策です。重要な経営課題の議論にA3説明資料を使っている企業もあります。

A3説明資料の作成」の詳細については こちらを参照ください。


理想の会議資料:文書

パワーポイントではバカになるとして、パワーポイントの使用を止めている組織が増えています。

そこでは、理想の会議資料として、4-6ページの文書が使われています。


そもそも会議が必要ですか?

何のための会議か、目的から見直す必要があります。組織改革の課題です。事例を踏まえた解決策については書籍で紹介します。


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著者:アイ&カンパニー
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